Warum Barracuda Cloud to Cloud Backup
für Office 365 notwendig ist
Es hat sich gezeigt, dass vielen Microsoft-Partnern und -Kunden nicht bewusst ist, wie wichtig
Backup- und Recovery-Dienste für ihre Office 365 Umgebung sind. Sogar in einer von Barracuda
initiierten Umfrage waren 40% der Befragten der Meinung, dass ihre Office 365 Umgebung durch
die von Microsoft angebotenen Services ausreichend geschützt ist. Dieses fehlende Bewusstsein
könnte zwei Ursachen haben.
• Kunden kennen den Unterschied zwischen E-Mail-Archivierung und Datenschutz nicht.
• Sie glauben, dass die sehr stabile Software as a Service (SaaS)-Lösung von Microsoft alle Daten und Anwendungen schützt
E-Mail-Archivierung
Microsoft bietet für Office 365 einen E-Mail-Archivierungsdienst,
der aber in Bezug auf Features, Funktionalität und Preis-
Leistungs-Verhältnis unter Umständen nicht die optimale Lösung
ist. Der Archivierungsdienst von Microsoft kann, abhängig vom
gewählten Paketumfang, recht teuer werden. Wenn Sie zum
Beispiel das Standard E3-Paket oder eine weniger umfangreiche
Version von Office 365 haben, berechnet Ihnen Microsoft für das
Hinzufügen des Archivierungsdienstes pro Anwender und Monat
2,50 €. Wenn Sie tiefer in die Tasche greifen, können Sie das
E5-Paket für rund 32 € pro Anwender und Monat bekommen
(Gesamtkosten für Office 365 pro Anwender).
Die E-Mail-Archivierung umfasst e-Discovery, die Einhaltung
gesetzlicher Compliance-Vorgaben und den rechtlichen Schutz
Ihrer E-Mail-Daten. Kurz gesagt, erfasst sie alle von Ihrem
Unternehmen gesendeten und empfangenen E-Mails und sorgt
dafür, dass diese Nachrichten gefunden und abgerufen werden
können. Eine gute Archivierungs-Lösung weist aber zusätzlich
folgende Merkmale auf:
• Archivierte E-Mails und Anhänge können weder verändert
noch manipuliert werden.
• Elemente können über intelligente, mehrstufige oder
komplexe, „Tags“ genannte, Suchabfragen abgerufen werden.
• Es ist möglich, Suchergebnisse im Legal-Hold-Speicher
(zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten)
abzulegen, wo sie nicht gelöscht und bei Bedarf leicht
abgerufen werden können. Diese Funktion wird vor allem
für Compliance-Audits, Rechtsstreitigkeiten und Ähnliche
genutzt.
• Endanwender haben die Möglichkeit, bei Bedarf entsprechend
der vom Systemadministrator vergebenen Berechtigungen,
eigene Nachrichten zu suchen und abzurufen.
Allen Unternehmen sei dringend geraten, sich eine gute E-Mail-Archivierungslösung zuzulegen, da sie Ihnen Rechtssicherheit bietet und vor Verstößen gegen die Compliance schützt. Verfügt ein Betrieb über keine Archivierungslösung, ist er in Rechtsstreitigkeiten, die sich auf E-Mail Beweise stützen,l hoffnungslos unterlegen.
Der Barracuda Cloud Archiving Service bietet eine umfassende
Lösung für Office 365. Testen Sie diese SaaS-Lösung jetzt kostenlos .
Ein E-Mail-Archivierungsdienst ist keine Backup-Lösung
Sogar wenn Sie über ein E-Mail-Archivierungssystem verfügen,
sollten Sie auf eine Backup- und Recovery-Lösung für Office
365 nicht verzichten. Über das Archivierungssystem können
bestimmte Nachrichten aufbewahrt und abgerufen werden,
doch die zeitpunktgenaue Wiederherstellung einer kompletten
Mailbox und ihres vollständigen Inhalts ist damit nicht möglich.
Stellen Sie sich folgende Szenarien vor:
• Jemand hackt Ihren Office 365 Account, löscht alle Einträge
in Ihrer Mailbox und leert den Papierkorb. Dieses Vorgehen
ist bei Account-Takeover-Angriffen durchaus üblich, um
belastendes Beweismaterial für den Angriff zu beseitigen.
• Sie löschen versehentlich einen Unterordner, der wichtige
Geschäftsmails und verschiedene Dokumente (Anhänge)
enthält. Vielleicht bemerken Sie es nicht sofort, da Sie oft
mehrere Unterordner in Ihrer Mailbox haben und so etwas
über das Handy leicht aus Versehen passieren kann.
• Das Konto eines ehemaligen Mitarbeiters wurde gelöscht und
Sie müssen seine Mailbox wiederherstellen. Diese Aufgabe
mithilfe der E-Mail-Archivierung durchzuführen, wäre eine sehr
mühsame Angelegenheit, die viele Schritte außerhalb der
Archivierungslösung erforderlich machen würde.
• Ein Cyber-Angriff, menschliches Versagen oder eine
Naturkatastrophe sorgen für Datenverluste in OneDrive for
Business, SharePoint Online oder Microsoft Teams. Diese
Inhalte werden von E-Mail-Archivierungssystemen nicht
gespeichert.
Mithilfe einer Archivierungslösung ist es möglich, bestimmte
E-Mail-Elemente zu suchen und aus dem Archiv abzurufen. Doch
sogar wenn Sie genau wüssten, was Sie aus dem Archiv abrufen
wollen, hätten Sie auch die Zeit, die Struktur und den Inhalt Ihres
Posteingangs zu rekonstruieren? Wissen Sie noch, wie Ihre
Mailbox gestern Abend oder letzte Woche ausgesehen hat? Wie
lange würde dieser Prozess dauern, wenn alle Kalendereinträge,
Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge u. s. w verloren gegangen
wären? Und wie schon zuvor erwähnt, wird beim Archivieren der
E-Mails nicht alles in Office 365 geschützt.