Warum Barracuda Cloud to Cloud Backup
für Office 365 notwendig ist

Es hat sich gezeigt, dass vielen Microsoft-Partnern und -Kunden nicht bewusst ist, wie wichtig Backup- und Recovery-Dienste für ihre Office 365 Umgebung sind. Sogar in einer von Barracuda initiierten Umfrage waren 40% der Befragten der Meinung, dass ihre Office 365 Umgebung durch die von Microsoft angebotenen Services ausreichend geschützt ist. Dieses fehlende Bewusstsein könnte zwei Ursachen haben.

• Kunden kennen den Unterschied zwischen E-Mail-Archivierung und Datenschutz nicht.
• Sie glauben, dass die sehr stabile Software as a Service (SaaS)-Lösung von Microsoft alle Daten und Anwendungen schützt

E-Mail-Archivierung

Microsoft bietet für Office 365 einen E-Mail-Archivierungsdienst,
der aber in Bezug auf Features, Funktionalität und Preis-
Leistungs-Verhältnis unter Umständen nicht die optimale Lösung
ist. Der Archivierungsdienst von Microsoft kann, abhängig vom
gewählten Paketumfang, recht teuer werden. Wenn Sie zum
Beispiel das Standard E3-Paket oder eine weniger umfangreiche
Version von Office 365 haben, berechnet Ihnen Microsoft für das
Hinzufügen des Archivierungsdienstes pro Anwender und Monat
2,50 €. Wenn Sie tiefer in die Tasche greifen, können Sie das
E5-Paket für rund 32 € pro Anwender und Monat bekommen
(Gesamtkosten für Office 365 pro Anwender).

Die E-Mail-Archivierung umfasst e-Discovery, die Einhaltung
gesetzlicher Compliance-Vorgaben und den rechtlichen Schutz
Ihrer E-Mail-Daten. Kurz gesagt, erfasst sie alle von Ihrem
Unternehmen gesendeten und empfangenen E-Mails und sorgt
dafür, dass diese Nachrichten gefunden und abgerufen werden
können. Eine gute Archivierungs-Lösung weist aber zusätzlich
folgende Merkmale auf:

• Archivierte E-Mails und Anhänge können weder verändert
   noch manipuliert werden.

• Elemente können über intelligente, mehrstufige oder
  komplexe, „Tags“ genannte, Suchabfragen abgerufen werden.

• Es ist möglich, Suchergebnisse im Legal-Hold-Speicher
  (zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten)
  abzulegen, wo sie nicht gelöscht und bei Bedarf leicht
  abgerufen werden können. Diese Funktion wird vor allem
  für Compliance-Audits, Rechtsstreitigkeiten und Ähnliche
  genutzt.

• Endanwender haben die Möglichkeit, bei Bedarf entsprechend
  der vom Systemadministrator vergebenen Berechtigungen,
  eigene Nachrichten zu suchen und abzurufen.

 

Allen Unternehmen sei dringend geraten, sich eine gute E-Mail-Archivierungslösung zuzulegen, da sie Ihnen Rechtssicherheit bietet und vor Verstößen gegen die Compliance schützt. Verfügt ein Betrieb über keine Archivierungslösung, ist er in Rechtsstreitigkeiten, die sich auf E-Mail Beweise stützen,l hoffnungslos unterlegen.

 

Der Barracuda Cloud Archiving Service bietet eine umfassende
Lösung für Office 365. Testen Sie diese SaaS-Lösung jetzt kostenlos .

Ein E-Mail-Archivierungsdienst ist keine Backup-Lösung

Sogar wenn Sie über ein E-Mail-Archivierungssystem verfügen,
sollten Sie auf eine Backup- und Recovery-Lösung für Office
365 nicht verzichten. Über das Archivierungssystem können
bestimmte Nachrichten aufbewahrt und abgerufen werden,
doch die zeitpunktgenaue Wiederherstellung einer kompletten
Mailbox und ihres vollständigen Inhalts ist damit nicht möglich.
Stellen Sie sich folgende Szenarien vor:

• Jemand hackt Ihren Office 365 Account, löscht alle Einträge
in Ihrer Mailbox und leert den Papierkorb. Dieses Vorgehen
ist bei Account-Takeover-Angriffen durchaus üblich, um
belastendes Beweismaterial für den Angriff zu beseitigen.

• Sie löschen versehentlich einen Unterordner, der wichtige
Geschäftsmails und verschiedene Dokumente (Anhänge)
enthält. Vielleicht bemerken Sie es nicht sofort, da Sie oft
mehrere Unterordner in Ihrer Mailbox haben und so etwas
über das Handy leicht aus Versehen passieren kann.

• Das Konto eines ehemaligen Mitarbeiters wurde gelöscht und
Sie müssen seine Mailbox wiederherstellen. Diese Aufgabe
mithilfe der E-Mail-Archivierung durchzuführen, wäre eine sehr
mühsame Angelegenheit, die viele Schritte außerhalb der
Archivierungslösung erforderlich machen würde.

• Ein Cyber-Angriff, menschliches Versagen oder eine
Naturkatastrophe sorgen für Datenverluste in OneDrive for
Business, SharePoint Online oder Microsoft Teams. Diese
Inhalte werden von E-Mail-Archivierungssystemen nicht
gespeichert.

Mithilfe einer Archivierungslösung ist es möglich, bestimmte
E-Mail-Elemente zu suchen und aus dem Archiv abzurufen. Doch
sogar wenn Sie genau wüssten, was Sie aus dem Archiv abrufen
wollen, hätten Sie auch die Zeit, die Struktur und den Inhalt Ihres
Posteingangs zu rekonstruieren? Wissen Sie noch, wie Ihre
Mailbox gestern Abend oder letzte Woche ausgesehen hat? Wie
lange würde dieser Prozess dauern, wenn alle Kalendereinträge,
Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge u. s. w verloren gegangen
wären? Und wie schon zuvor erwähnt, wird beim Archivieren der
E-Mails nicht alles in Office 365 geschützt.

Disaster Recovery – Wer ist wofür zuständig?

Microsoft verfügt über eine sehr stabile Infrastruktur, die nur selten Ausfälle aufweist. Und das ist gut so, da es die Aufgabe von Microsoft ist, die ständige Verfügbarkeit Ihrer Office 365 Umgebung zu gewährleisten. Deshalb gehen viele Kunden davon aus, dass sie keine zusätzliche Disaster-Recovery-Lösung für Office 365 brauchen und nehmen an, dass Disaster Recovery in die Zuständigkeit von Microsoft fällt.
Doch leider ist das nicht der Fall. Microsoft ist lediglich für die Office 365-Infrastruktur zur Unterstützung Ihrer Daten verantwortlich. Aber nicht für die Daten in Ihrer Office 365-Umgebung. Im Servicevertrag von Microsoft heißt es: „Es wird empfohlen, die Inhalte und Daten regelmäßig zu sichern, die Sie in den Diensten oder während der Verwendung von Apps und Diensten Dritter speichern.“

Der Papierkorb ist keine Backup-Lösung

Microsoft stellt in Exchange Online, SharePoint Online und One Drive for Business den Ordner „Papierkorb“ zur Verfügung. Doch der Papierkorb ist kein Sicherungs-Tool. Ähnlich wie der Papierkorb Ihres PCs oder Macs, ist der Papierkorb in Office 365 nur ein Ordner, der von Ihnen gelöschte Elemente enthält. Eine zeitpunktgenaue Wiederherstellung ist mit diesem Ordner nicht möglich, da er nur die von Ihnen gelöschten Elemente enthält und nicht die aktuellen E-Mails oder Dateien, die Sie wiederherstellen möchten. Darüber hinaus beträgt die maximale Aufbewahrungsdauer im Papierkorb 93 Tage. Danach werden Ihre Elemente möglicherweise dauerhaft gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

Wie sieht es mit der DSGVO aus?

Das ist eine sehr gute Frage. Denn auch wenn Microsoft das Hosting Ihrer Daten in Office 365 übernimmt und dafür sorgt, dass die Umgebung immer betriebsbereit ist, werden Ihre Daten dort nur aufbewahrt. Der Schutz dieser Daten obliegt Ihnen (dem Kunden), da die Daten Ihnen gehören. Hätten Sie in Ihrem Rechenzentrum oder Ihrem Büro einen Exchange E-Mail Server, SharePoint Server oder Dateiserver, würden Sie diesen doch ziemlich sicher mit einer guten Backup-Lösung schützen. Sie sollten Ihre Daten in der Cloud auf dieselbe Weise behandeln wie Ihre lokalen Daten. Microsoft sorgt für einen störungsfreien Betrieb und eine stabile Plattform, ist aber weder für die Sicherung Ihre Daten noch die Archivierung Ihrer Nachrichten zuständig! Wenn Daten verloren gehen, liegt der Verstoß gegen die DSGVO ganz allein in Ihrer Verantwortung.

Könnte ich bei meiner lokalen Backup-Lösung aufzahlen und meine Daten aus Office 365 auf
einem lokalen Backup-Server sichern?

Ja, das wäre möglich, aber ist es auch sinnvoll? Wollen Sie wirklich Ihre Office 365 Daten aus der Cloud auf Ihren lokalen Backup-Server zurückholen? Nach der Implementierung von Office 365 haben Sie zunächst alle Office-Daten sowie Exchange in die Cloud verschoben. Zahlen Sie nicht auch für zusätzlichen Speicherplatz zur Aufbewahrung dieser Backups? Haben Sie nicht eben erst das Exchange Backup und das Dateiserver-Backup aus Ihrem Rechenzentrum verbannt und müssen Sie nicht auch die Lizenzkosten berücksichtigen, die für die Sicherung von Office 365 anfallen? Es ist um einiges kosteneffizienter und einfacher, Office 365 zu sichern und es in der Cloud zu belassen.

Barracuda Cloud to Cloud Backup

Hier kommt das Barracuda Cloud-to-Cloud Backup (CCB) ins Spiel. Es kann Ihre komplette Mailbox oder auch einzelne E-Mails, Kontakte und andere Elemente ganz leicht tagesgenau (Recovery Point) wiederherstellen. Das CCB überprüft und verfolgt bei jedem inkrementellen Backup die gesicherten Inhalte und erleichtert so das Wiederherstellen Ihrer E-Mails exakt bis zum von Ihnen gewünschten Datum. Diese Funktion bezeichnen wir als zeitpunktgenaue Wiederherstellung. Das CCB ist eine umfassende, komplett cloud-basierte Backup- Lösung für Microsoft Office 365.

Fazit

Microsoft stellt in Exchange Online, SharePoint Online und One Drive for Business den Ordner „Papierkorb“ zur Verfügung. Doch der Papierkorb ist kein Sicherungs-Tool. Ähnlich wie der Papierkorb Ihres PCs oder Macs, ist der Papierkorb in Office 365 nur ein Ordner, der von Ihnen gelöschte Elemente enthält. Eine zeitpunktgenaue Wiederherstellung ist mit diesem Ordner nicht möglich, da er nur die von Ihnen gelöschten Elemente enthält und nicht die aktuellen E-Mails oder Dateien, die Sie wiederherstellen möchten. Darüber hinaus beträgt die maximale Aufbewahrungsdauer im Papierkorb 93 Tage. Danach werden Ihre Elemente möglicherweise dauerhaft gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.